جزئي: اكتب الجزء المتحقق والجزء غير المستوفى أو الذي يحتاج تحققًا. لا تساوِ بين نقص التطبيق ونقص المعلومات، ولا تضف خانة جديدة إلى النموذج.

لا ينطبق: تحقّق من طبيعة النشاط ونطاق التدقيق ومبرر عدم الانطباق. لا تستخدم «لا يمكن التحديد» بمعنى «لا ينطبق». عند غياب خانة له، دوّن المبرر في الملاحظات وراجع طريقة التأشير مع قائد الفريق.

مسؤولية مركزية: وجود الشاهد لدى جهة مركزية لا يعني أن المتطلب غير منطبق؛ حدد مسؤولية الإدارة وكيف تصل إلى الشاهد المناسب.

عندما تثبت واقعة لا تستوفي متطلبًا ينطبق على الجهة. في «توضيح حالة عدم المطابقة» اربط المتطلب بالواقعة والدليل، واذكر مرجع العينة.

لا تكتب اتهامًا، ولا تفترض سبب المشكلة. نموذج البلاغ يتضمن حقولًا لتحليل المشكلة والإجراءات والمتابعة والإغلاق؛ تُستكمل وفق آلية اللجنة، ولا تُملأ بوقائع أو تواريخ مفترضة.